METODOLOGIA PARA EL DIAGNOSTICO DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA
SIMÓN LONDOÑO ZAPATA
(Instructor)
EDILBERTO AGUDELO ARENAS
UYENITH LOPEZ CORREA
ERICA NATALIA ECHAVARRIA
SANDRA MARIA DURANGO.
(Aprendiz)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
REGIONAL ANTIOQUIA
COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL
SEDE BRICEÑO
28 DE MARZO DE 2011
BRICEÑO - ANTIOQUIA
INTRODUCCION
Con estas metodologías nos daremos de cuenta cuando una empresa puede tener problemas en cuanto a su estructura organizacional y cual es la forma de solucionarlos realizándoles un diagnostico adecuado para poder intervenirla y darle una pronta solución.
El Diagnóstico Administrativo tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.
Surgió como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro.
Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolución de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento.
puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee atacar.
puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee atacar.
El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos:
De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control.
De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control.
Las etapas que integran el Diagnóstico Administrativos pueden resumirse en:
RECOPILACION DE INFORMACION
La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final.
es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final.
es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final.
También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento.
En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un auto diagnóstico preliminar, tomando en cuenta la información registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, así como información externa al departamento o área afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles conclusiones.
- ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO
- ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO
Tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada.
Dentro de sus principales objetivos están:
- Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.
- Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.
Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos.
- Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA:
Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general.
Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:
- Organigrama estructural
- Niveles jerárquicos
Tipo y líneas de autoridad
- Tramos de control
- Recursos existentes
Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general.
Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:
- Organigrama estructural
- Niveles jerárquicos
Tipo y líneas de autoridad
- Tramos de control
- Recursos existentes
Dependencia y relación con otras áreas
ANALISIS DE LAS FUNCIONES:
Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.
La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:
- Funciones principales del área objeto de estudio.
- Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con los objetivos del área y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica.
- Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma.
- Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las funciones.
- Descripción y perfiles de los puestos de trabajo
Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.
La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:
- Funciones principales del área objeto de estudio.
- Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con los objetivos del área y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica.
- Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma.
- Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las funciones.
- Descripción y perfiles de los puestos de trabajo
ANALISIS DE LOS PROCESOS:
La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del área objeto de estudio.
- Procesos principales
- Sub-procesos
- Procesos contingentes
- Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas.
Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área.
ANALISIS DE RELACIONES:
Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:
- Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto de estudio.
- Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas.
- Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área.
- Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en por lo menos una de sus actividades componentes.
- Procesos principales
- Sub-procesos
- Procesos contingentes
- Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas.
Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área.
ANALISIS DE RELACIONES:
Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:
- Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto de estudio.
- Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas.
- Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área.
- Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en por lo menos una de sus actividades componentes.
- OBTENCION DE CONCLUSIONES
se deben analizar tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del área y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados, en que manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.
Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtención y registro, así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos.
Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtención y registro, así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos.
Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a través de la aplicación del Diagnóstico Administrativo son los siguientes:
- Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente.
- Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organización, para no confundir autonomía con independencia.
- Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio
- Dualidad de mando y abuso de autoridad
- Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa.
- Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos.
- Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las diferentes áreas o departamentos que integran la empresa (línea jerárquica).
- Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones.
- Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa.
- Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo.
- Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades.
- Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.
- Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles.
- Exceso de papelería y formularios en general.
- Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.
- Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.
- Excesivo tramo de control
- Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal
- Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal.
- Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrándolas y congestionándolas en la alta dirección aún aquellas que son rutinarias.
.
El listado de conclusiones se representa a través del FODA ADMINISTRATIVO, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, así como la interrelación entre los cuatro factores.
- Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente.
- Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organización, para no confundir autonomía con independencia.
- Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio
- Dualidad de mando y abuso de autoridad
- Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa.
- Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos.
- Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las diferentes áreas o departamentos que integran la empresa (línea jerárquica).
- Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones.
- Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa.
- Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo.
- Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades.
- Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.
- Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles.
- Exceso de papelería y formularios en general.
- Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.
- Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.
- Excesivo tramo de control
- Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal
- Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal.
- Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrándolas y congestionándolas en la alta dirección aún aquellas que son rutinarias.
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El listado de conclusiones se representa a través del FODA ADMINISTRATIVO, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, así como la interrelación entre los cuatro factores.
- PROPUESTA Y PLAN DE ACCION
Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigación, el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.
La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:
- Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas.
- Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas.
La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:
- Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas.
- Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas.
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